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档案计算机管理新技术的应用

发布时间:2018-10-10

1 把档案管理系统纳入综合性集成系统当前,档案计算机管理系统多数是面向档案管理的单独档案信息处理系统。此系统只用于档案部门内,通常不直接与外部发生联系。而档案事业的发展,与外界信息系统的联系日益密切,要在单一的档案管理系统的基础上,应用计算机通讯技术和网络技术,使之纳入“集成” 系统。对整个企、事业单位中各部门的信息予以综合考虑,档案管理系统纳入更大系统,成为其一个子系统。根据档案计算机管理系统在集成系统中的作用和组织方法的不同,集成系统可划分为横向集成管理系统和纵向集成管理系统。前者是把属于同一组织级别的几个部门的数据予以集成,实行数据共享、综合管理。有档案计算机管理系统参加的横向集成系统有管理信息系统( MIS ),在此系统中有技术管理、财务管理、人事管理及档案管理等子系统。办公自动化系统有办公室、文件收发、会议管理、情报资料管理、档案管理等子系统。后者把属于不同组织级别的档案数据予以集成,进行综合性管理。有档案管理系统参加的纵向集成系统有两类:一是档案目录中心,将某一系统、地区、范围的各级各类档案部门所提供的机读档案目录集中统一综合管理,提供更大范围的服务。二是情报信息中心,它把某一系统、专业领域内的图、情报、档案信息统一存储和管理,实现图、情、档资源共享。档案管理系统纳入集成系统后,就不受时空的限制,充分发挥档案信息在国民经济中的作用,提高档案的社会效益。

2 档案管理运用光盘进行档案的全文存储光盘信息是使用激光束在特制的圆盘片上记录下来的。根据光盘存储器的特点,把光盘分以下几类: 2.1 仅读光盘此类光盘由专门厂家预先在一种母盘上录制信息,再由母盘大量复制出商品光盘,光盘上的信息,仅能读不能改写。此光盘通常用于存储国内外信息交换用图书目录或情报资料目录。 2.2 一次写光盘此类光盘由用户随机地在空白盘上写入用以存储的信息。应一次写入,仅能读出不能再改写。 2.3 能擦写光盘此类光盘上的信息能随便写入和擦除。因光盘存储系统存在一些缺陷和弊端,没有普遍推广运用。主要问题有:标准化问题;光盘载体档案的法律效力问题;光盘的运用寿命,没有可靠性验证;光盘读写设备的价格还比较高,设备的更新换代频繁,这就影响了光盘的推广应用。

3 档案管理运用人工智能技术人工智能是 20 世纪中叶发展起来的一门学科,这是 20 世纪的主要科学技术成就之一。它主要是研究如何使电子计算机模仿人脑从事推理、规划、设计、思考、学习等思维活动,解决智能型的复杂间题。它的主要研究课题有:模式识别。使计算机具有人的视觉、听觉、模仿自然语言能力,实现文字识别、图形识别和语言识别;数据库的智能检索;自动定理演绎证明;专家系统;机器人制作等。人工智能在档案自动化管理中的应用如下: 3.1 档案信息录入自动化应用汉字识别、语音识别等技术进行档案信息的自动录入,可提高输入速度与质量,实现档案的原形存储。 3.2 档案智能检索档案计算机检索系统一般只有两种判断结果:即 “是”与“非”,计算机对某份文件的判断,要么是利用者所需,要么不是,二者选择其一。而人的思维判断并非这样,人们认为不同档案文件有价值高、低之分,档案利用者,查找的档案满足要求的程度也有不同,档案智能检索可依照档案价值高低和重要程度进行检索,并反映到命中条目。还可以对检索系统提出较高的要求,不但要进行简单的查找,还要对查找结果进行分析、推理,提出某些结论。如:对某单位职工人事档案中职工知识结构进行检索后,能够推算出该单位中级、高级职称所占比例,根据部门工作的需求提出技术培训计划及数年后按此培训计划能够使单位知识结构实现新的水平等,档案智能检索系统能使检索的结果符合要求,取得需求预期的效益。 3.3 专家系统的引入专家系统是事先把某些专家的知识总结出来,分成事实和规则,以适当的形式存入计算机,建立起知识库、经验库,计算机按照这些专门知识对输入的原始数据进行推理、分析,做出判断和决策,起到专家或专家团作用。如:档案保管期限、保管密级的自动确定,在计算机中存入有关信息,按照输入的档案数据,自动确定出文件的保管期限和密级;档案自动标引工作,按照存入计算机的人工标引规则、知识、经验,使计算机掌握档案管理学知识,建立一个自动标引的专家系统,该系统就具备了自动标引功能。

4 档案管理运用多媒体技术多媒体技术是把正文、声音、图形、静态图像、活动图像等信息进行集成化管理的计算机技术。多媒体技术在档案管理中的应用主要有以下几个方面: 4.1 多媒体支持综合性档案信息处理把静态图像、图形、手稿、照片、文字等各种不同载体的档案存入计算机,实行综合性档案信息处理,是档案工作者的目标。多媒体技术可以各种不同载体的档案纳入到计算机所能处理和控制的媒体中,在计算机终端上随时查询文字、照片、声音、影像等档案信息,能借助于网络技术,使远距离的用户间共享信息,因信息数字化,因此,无论是复制、传递均不会失真。 4.2 多媒体信息咨询系统档案作为信息源与情报、资料等信息组合在一起,构成综合文献资料库。它与多媒体构成一个提供信息的服务站,只要在其上咨询查找所需的信息资料。用户需查询哪一地址,只要用手指到屏幕上该位置,就会一触即出,把相关的资料信息显示到屏幕上供用户浏览,使用起来特别方便。多媒体技术为档案管理和档案信息咨询提供了新的应用平台,然而,此项技术,尚有一些问题需要不断地解决和完善,所以应采取慎重的态度,不断地试验论证推广。(本论文由http://shlunwen.com整理提供,如需转载,请注明出处或联系我们的客服人员)

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