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学校离退休信息管理系统的设计原则及功能模块特点
发布时间:2014-05-21
摘要

  1 离退休信息工作的重要性

  离退休职工数据统计工作是我校离退休管理工作的重要组成部分,教育部等上级部门每年都要组织离退休干部基本数据和变动情况的统计工作,校内与离退休职工有关的工作,如召开各类会议、组织文体活动、发放福利、安排体检等都涉及到人数的统计和名单的上报,如何准确、及时地上报、统计各项信息、数据,是离退休职工管理处面临的重要基础性工作。

  2 离退休信息工作的复杂性及建立信息管理系统的必要性

  目前,我校离退休职工队伍已达 1400 多人,随着每个月退休人数的增加,这个队伍还在不断地壮大。大部分离退休职工居住在东营校区家属区,属离退休职工管理处管理,为了便于信息的传递,东营校区分为 16 个管理区,部分离退休职工居住在北京,属北京办事处离退休职工管理科管理,党员分为 7 个支部 ;另有一小部分职工居住在青岛市黄岛开发区,由离退休职工管理处青岛校区管理,居住地点相对分散,隶属一个党支部 ;还有一小部分人员居住外地,人事关系属于东营校区,组织关系或在东营校区某一管理区或迁到外地。
  根据工作需要,要掌握每个人的基本信息,如姓名、性别、出生日期、政治面貌、参加工作时间、退休时间、原工作单位、原职务、职称、是否参过军、籍贯、户口所在地、居住城市、居住小区、房号、家庭成员情况等。此外,人员分布、组成情况复杂多变,从参加革命工作时间的角度分离休干部、退休职工,退休职工中又包括退休干部和退休工人,其中女工的退休时间有所不同 ;从所属管理部门的角度分为离退休职工管理处管理和北京办事处管理,离退休职工管理处管理的职工又分为东营校区和青岛校区两部分,有的职工虽然从属于某一管理区域,但是本人长期居住外地,与部门的信息沟通不是很及时,这部分职工的信息要单独标出,发放福利、体检等都要特殊对待,同时,所有职工并不是固定在某一住处不变,在地域上也存在一定的流动性 ;离休干部、退休干部、退休工人从政治面貌上分中共党员、民主党派、群众等等。
  可见,离退休职工信息管理工作数据处理量庞大,单纯地用 Excel 等较单一的工具储存、查阅、统计数据已经满足不了工作需要,极大地影响了工作效率。建立一套速度快、精度高、查询方便、能够实现动态管理的离退休职工信息管理平台,显得越来越必要。

  3 离退休信息管理系统的设计原则

  由于离退休职工群体的特殊性和离退休管理工作的特殊性,在开发建立信息管理平台时,要基于下述设计原则。

  3.1 全局性和整体性原则

  从离退休职工管理工作的全局考虑系统的建设,把整个数据库建设成为一个有机的整体、管理与决策的核心工具,实现信息资源(网络和数据)的共享。

  3.2 实用性和稳定性原则

  信息管理系统的设计应从实用原则出发,以管理部门的需求为基础,开发与应用相接合,使系统的使用特性符合管理部门日常工作性质、内容及习惯等方面的需要,便于各种基础信息的查询、使用、更新及输出,确保建立的系统具有很强的可操作性和系统运行的可靠性。

  3.3 人机界面友好原则

  在设计上要充分考虑界面、菜单的布局以及布局内容,以鼠标为主要操作工具,使人机界面友好、简单易学、操作方便。

  3.4 先进性和成熟性原则

  采用当前最新和最通用的软硬件平台,采用先进的数据库技术、软件开发技术,在保证系统的稳定性、成熟性的同时,有一定的先进性,以保证建成的数据库能为信息管理提供坚实的保障。

  3.5 开放性与兼容性原则

  随着信息化建设的普及和推广,越来越多的部门开发了自己的信息系统,与离退休工作关系密切的党务管理系统,需要及时更新各管理区的党员名单 , 系统的分析、设计、实现和测试要严格按照软件工程标准和规范,力求系统数据的标准化和规范化,以保证系统的兼容性和开放性。

  3.6 可理解性和易使用性原则

  系统提供的信息应直观、清晰、准确、易懂,并且机关单位办公所配备的通用计算机就能安装应用。

  4 离退休信息管理系统的功能

  离退休职工信息管理系统用于按不同条件统计报表、福利品发放、基本信息查找等。系统如下图 1,根据人员变动等具体管理需要,可分别对以上各库进行信息添加、浏览、查询、统计、修改、删除、备份等操作。主要实现下述功能 :
  (1) 离休干部、退休干部、退休职工、家属党员的信息管理,人员添加、信息变动、所属地区的调整等 ;(2) 离世人员的信息管理,人员增加 ;(3) 军人信息的管理,人员添加、信息修改、所属地区的调整,报给军人信息统计部门 ;(4) 属于北京办事处管理的离退休职工信息的管理,属于离退休职工管理处管理的离退休职工信息的管理 ;(5) 各管理区全体人员或党员信息的查询及输出,报给党员信息管理部门 ;(6) 根据日常管理工作需要,能够接收重要文件、资料的存储、查阅 ;(7) 提供局域网查询功能,设置管理权限 :学校领导及离退休工作部门可对全体离退休职工情况进行查询,离退休工作部门有查询及修改权,其他用户仅可查询信息,无权进行修改(图 2)。
  系统数据库组成图
  系统作为一个网络 MIS 系统,主要模块有 :用户验证、用户管理、离退休人员信息管理、离退休类型管理、政治面貌类型管理、退休前部门信息管理、地区信息管理、管理部门信息管理、管理区信息管理、军人信息管理。系统能够提供离退休职工各类信息及相关电子文档的添加、查询、修改、人数汇总统计、网络发布、下载等功能。

  5 离退休信息管理系统应具有的特点

  5.1 拥有高精度的信息数据库。可及时将掌握的人员信息添加入库,防止信息遗漏或丢失 ;5.2 数据的输出应带有很大的灵活性。允许用户对查询条件进行动态组合,系统通过用户权限管理等手段,满足学校领导、离退休管理部门等不同层次用户的应用需求。
  5.3 现势性。在属性信息的存储中,实现数据的随时间变更的增量存储,并在使用中能随时反映现势信息和历史变更信息 ;5.4 安全性。提供局域网查询功能,设置管理权限 :只有一个超级用户——离退休管理部门的管理员有修改权,学校领导及其他人员等一般用户可对全校离退休职工情况进行查询,无权进行修改 ;5.5 可维护性和可扩展性。管理员可以根据发生的变动,在系统中进行相应的修改,充分考虑软硬件平台的可扩展性及软硬件的负载平衡机制。

  6 结语

  离退休信息管理系统主要是采用先进的计算机技术、数据库技术、网络技术等开发的计算机系统,为管理和决策部门及时提供有关离退休职工准确和动态的信息查询及人数统计功能,可以加速实现学校管理和办公自动化,提高管理水平和工作效率。

  参考文献
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  [2] 孙虹 . 高校离退休工作档案管理问题与对策 . 合肥工业大学学报 ( 社会科学版 ),2010 年 12 月,第 24 卷第 6 期,p23-26.
  [3] 樊文有,徐迅 . 高校学生就业管理服务信息平台建设研究 . 经济论坛,2010 年 11 月,总第 483 期,第 11 期,p178-182.
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